Europ Assistance verhuist naar hybride pand in centrum Brussel

Van de Triomflaan in Oudergem naar de Kantersteen tegenover station Brussel-Centraal: Europ Assistance verhuist en kiest voor een strategische locatie in het hart van onze hoofdstad. HR Director Hilde Goethuys vertelt waarom het nieuwe iconische pand aan alle criteria van de hybride werkvloer voldoet.

Move EA, het grote verhuisproject van Europ Assistance

Een vlotte bereikbaarheid met het openbaar vervoer, een bruisende buurt die co-creatie uitademt en een prachtig pand dat aan alle eisen van een hybride werkomgeving voldoet. Voor Europ Assistance was het een no brainer toen de opportuniteit om te verhuizen naar centrum Brussel zich aandiende. Hilde Goethuys: “Onze vorige locatie, in Oudergem, was niet goed bereikbaar en lag in een weinig aantrekkelijke omgeving. De huurperiode liep bijna af, dus hebben we - nog voor corona - beslist om te verhuizen. Vanaf 1 december werken we volledig vanuit Central Gate.”

De pandemie heeft niet echt een grote invloed gehad op de invulling van het nieuwe kantoor. “Voor corona was thuiswerken al structureel verankerd in onze organisatie, maar op de nieuwe locatie geven we er een bijkomende dimensie aan. In Central zal iedereen 50% thuis en 50% op kantoor werken. De infrastructuur is ingericht op werken in teams: het is één grote open space die uitnodigt tot samenwerking uitnodigt, maar ook mogelijkheden biedt om je af te zonderen.”

Fixed versus flex areas

Het nieuwe gebouw heeft een coëfficiënt van 0,6 volledig uitgeruste werkplaatsen. De formele en informele meeting rooms, visitors area en cafetaria kunnen ook fungeren als werkplek waardoor alle 230 medewerkers op hetzelfde moment fysiek aanwezig kunnen zijn. “De 2 vaste kantoordagen per week worden vastgelegd per team. Gedurende 3 maanden ben je telkens met dezelfde teams aanwezig op de werkvloer. Ieder kwartaal wijzigen de teamdagen, zodat je na ongeveer 1 jaar met alle teams hebt kunnen samenwerken.”

Ongeveer de helft van de werknemers van Europ Assistance onderhoudt heel veel telefonische contacten. Om te voorkomen dat hun calls zich met het werk van andere collega’s mengen, kregen ze een fixed area toegewezen. “Onze bijstandsverleners beantwoorden oproepen van over de hele wereld. Voor hen is een aparte Customer Care Zone voorzien die ze delen met de medewerkers van het Infocenter. De medewerkers die minder klantencontacten hebben, zitten in de Customer Support Zone.”

Voor de tweewekelijkse individuele dag die je op kantoor komt werken, reserveer je een plek in de Flex zone via een reservatiesysteem. “Op die dagen kan je zitten en werken waar je wil, zolang je vooraf hebt laten weten dat je op een bepaalde dag aanwezig zal zijn. Anders lopen we het risico de maximumcapaciteit van het kantoor te overschrijden. Deze ‘Flex dag’ laat je toe om bijvoorbeeld samen te zitten met de leden van een projectteam waar je deel van uitmaakt. ”

Aantrekken van nieuw talent

Het nieuwe pand biedt ook mogelijkheden tot uitbreiden. “Met onze intrek in het Central-gebouw, sluiten we ons aan bij andere huurders zoals ondermeer Befimmo, De Standaard en Ogilvy Social Lab. Je zou denken dat het gebouw daarmee haar plafond heeft bereikt, maar niets is minder waar. Wanneer we een training of event organiseren of tijdelijk nood hebben aan bijkomende werkplekken, kunnen we extra ruimtes  reserveren via coworkingspecialist Silversquare die eveneens in Central gehuisvest is.”

De tewerkstellingsgraad van Europ Assistance is erg seizoensgebonden. “Jaarlijks schakelen we tijdens vakantieperiodes zo’n 40-tal tijdelijke werkkrachten in, om de extra workload op te vangen. Dit najaar hopen we een 20-tal nieuwe vaste medewerkers te verwelkomen. We hadden daarom nood aan een gebouw dat met ons meegroeit.”

Interne ambassadeurs faciliteren verhuis

Verhuizen is altijd een beetje spannend. “Per team hebben we ambassadors aangesteld, waar teamleden met vragen, bezorgdheden en feedback terechtkunnen. Op die manier is er een goede wisselwerking tussen het projectteam dat zich ontfermt over de verhuis, en de andere medewerkers.”

De beperkte parkeerfaciliteiten baart sommigen zorgen. “We beseffen dat dit gevoelig ligt, en proberen onze collega’s zo goed mogelijk te ondersteunen in de change. Komen medewerkers met het openbaar vervoer, dan krijgen ze hun kosten terugbetaald: 100% voor de trein en 80% voor alle andere vervoermiddelen. Komen ze met de auto of de fiets tot aan het station, dan krijgen ze een parkingvergoeding. En uiteraard ontvangen ze ook een thuiswerkvergoeding.”

USG Professionals brengt bedrijven naar de werkvloer van morgen -> Ontdek onze whitepaper