Flexibel werken in de nieuwe kantooromgeving van Alken-Maes

Het hybride werkmodel sijpelt overal in de bedrijfswereld binnen. Covid zorgde voor een stroomversnelling, maar los van het virus sluit the new way of working gewoon ook beter aan bij de noden van de moderne werknemers en werkorganisatie. Anne Hoekstra, facilitair verantwoordelijke, coördineert bij Alken-Maes de switch naar hybride werken. 

Fast Forward Customer Experience Journey

Sinds 1 oktober werken de bedienden van Alken-Maes 2 werkdagen op kantoor en 1 werkdag van thuis. De overige werkdagen vullen ze flexibel in, in overleg met hun leidinggevenden en in functie van de uit te voeren opdrachten.

Anne Hoekstra: “Onze medewerkers zijn onze klanten; hun tevredenheid is voor ons erg belangrijk. De ‘Fast Forward Customer Experience Journey’ staat voor de snelle omschakeling naar de nieuwe werkvloer die vandaag broodnodig is. We willen die ervaring zo aangenaam mogelijk maken.”

Hybrid Working Policy en impact op faciliteiten

Zonder aan het aantal vierkante meters te raken, krijgt het hoofdkantoor van Alken-Maes een upgrade in lijn met de 4 pijlers van hun Hybrid Working Policy:

1. Flexibiliteit

De nieuwe kantooromgeving zal beter aansluiten bij de behoeften van een hybride werkdag. “Met deze pijler doelen we op de switch van vaste naar flexibele werkplekken. Medewerkers krijgen de mogelijkheid om van werkomgeving te veranderen, waar en wanneer ze willen, en om te groeien en bij te leren in een inspirerende en stimulerende omgeving.” 

2. Vertrouwen & Transparantie

Zaken zoals te bereiken doelen, beschikbaarheden of rol- en taakverdelingen moeten voor iedereen duidelijk en consulteerbaar zijn. “Zonder transparantie kan er geen vertrouwen en verbinding groeien. Daarom vragen we leidinggevenden en teamleden om hun agenda’s met elkaar te delen.”

3. Connectie met collega’s

Facility vervult een sleutelrol in het bevorderen van de sociale cohesie. “We stappen af van de grijze statistische kantooromgeving en installeren comfortabele zitzakken, statafels en stoelen in de gemeenschappelijke werkruimtes. Op die manier hopen we een leuke en energieke werkomgeving te realiseren, waar connecteren centraal staat.”

4. Leiderschap

De hybride werkcultuur vergt een andere leiderschapsstijl. “Om onze teamleiders te ondersteunen in hun veranderrol, hebben we geïnvesteerd in een uitgebreid pakket aan (online) workshops en trainingen. Verder kunnen ze via de communicatietool Workplace ervaringen en tips met elkaar delen.”

Geen ‘huisje-tuintje-boompje’ meer op kantoor

Medewerkers die frequent plaats- en tijdsonafhankelijk werken, zijn meer gemotiveerd en meer geëngageerd. Dat merk je aan hun prestaties. “Door medewerkers tegemoet te komen in hun behoefte aan autonomie, en door hen de mogelijkheid te bieden hun werkuren en werkplek flexibel in te vullen, boost je niet alleen de productiviteit, maar ook de werktevredenheid en werk-privé balans.”

Zo’n 75% van de medewerkers bij Alken-Maes is al op de hybride kar gesprongen; 1 op 4 medewerkers heeft wat meer tijd nodig om te wennen aan de nieuwe manier van werken. “De grootste uitdaging is dat veel mensen de kantooromgeving als een tweede thuis beschouwen. Er stonden kamerplanten op de bureaus, er hingen foto’s van gezinsleden op de muren, … Het vervangen van vaste werkplekken door flexibele werkplekken is voor onze collega’s een aanzienlijke aanpassing en dat vergt wel wat tijd, maar we geloven dat iedereen er zich uiteindelijk wel comfortabel bij zal voelen. We willen hen hierbij in elk geval maximaal ondersteunen.”

Proberen, proberen en evalueren

Hybride werken is voor ieder bedrijf anders. “Het was een onrustige periode van snel schakelen, oppakken en weer doorgaan. En dat blijft nog even zo. Samen maken we het beste van de veranderingen en we kijken uit naar de resultaten; die kennen we vandaag natuurlijk nog niet. Zo’n proces verloopt met vallen en opstaan.”

Alken-Maes zet in op een continue evaluatie. “Via interne enquêtes houden we de figuurlijke vinger aan de pols en bevragen we waar mensen tegenaan lopen, wat ze positief vinden, enzoverder. Daarnaast plannen we driemaandelijkse evaluatiemomenten, waar ook medewerkers zullen aan deelnemen.”

USG Professionals brengt bedrijven naar de werkvloer van morgen -> Ontdek onze whitepaper