 - https://sketch.com --%3E%3Ctitle%3ECombined Shape%3C/title%3E%3Cdesc%3ECreated with Sketch.%3C/desc%3E%3Cg id='Symbols' stroke='none' stroke-width='1' fill='none' fill-rule='evenodd'%3E%3Cg id='Logo-USG-/-Light' transform='translate(0.000000, -5.000000)' fill='%230A0B09' fill-rule='nonzero'%3E%3Cg id='Group' transform='translate(0.000000, 5.000000)'%3E%3Cpath d='M10.396,7.619 C11.298,7.619 12.174,8.076 12.536,8.804 L12.536,8.804 L15.555,14.88 C15.849,15.47 16.291,15.891 16.662,16.005 C17.403,16.23 18.054,16.74 18.427,17.49 C19.149,18.942 18.557,20.705 17.104,21.426 C15.652,22.148 13.89,21.556 13.169,20.104 C12.795,19.354 12.784,18.527 13.051,17.797 C13.185,17.434 13.117,16.829 12.824,16.239 L12.824,16.239 L11.11,12.791 C10.977,12.523 10.712,12.335 10.396,12.335 C10.08,12.335 9.813,12.523 9.681,12.791 L9.681,12.791 L7.967,16.239 C7.674,16.829 7.606,17.434 7.74,17.797 C8.007,18.527 7.995,19.354 7.623,20.104 C6.901,21.556 5.138,22.148 3.686,21.426 C2.234,20.705 1.642,18.942 2.364,17.49 C2.736,16.74 3.388,16.23 4.129,16.005 C4.501,15.891 4.942,15.47 5.235,14.88 L5.235,14.88 L8.254,8.804 C8.617,8.076 9.493,7.619 10.396,7.619 Z M2.54,5.543 C3.942,5.543 5.079,6.68 5.079,8.083 C5.079,9.485 3.942,10.623 2.54,10.623 C1.137,10.623 0,9.485 0,8.083 C0,6.68 1.137,5.543 2.54,5.543 Z M18.252,5.543 C19.654,5.543 20.791,6.68 20.791,8.083 C20.791,9.485 19.654,10.623 18.252,10.623 C16.848,10.623 15.712,9.485 15.712,8.083 C15.712,6.68 16.848,5.543 18.252,5.543 Z M10.395,-4.47641924e-13 C11.798,-4.47641924e-13 12.934,1.136 12.934,2.54 C12.934,3.942 11.798,5.08 10.395,5.08 C8.993,5.08 7.856,3.942 7.856,2.54 C7.856,1.136 8.993,-4.47641924e-13 10.395,-4.47641924e-13 Z' id='Combined-Shape'%3E%3C/path%3E%3C/g%3E%3C/g%3E%3C/g%3E%3C/svg%3E)
Freelance Administratief Medewerker
Functieomschrijving
USG Professionals is op zoek naar een Freelance Administratief Medewerker voor een klant in de industriële en high-tech sector.
Voor een internationale en innovatieve organisatie actief in de ontwikkeling van geavanceerde materialen voor optische en elektronische toepassingen, zoeken wij een ervaren administratieve professional die een sleutelrol zal opnemen. In deze opdracht zorg je voor continuïteit, structuur en efficiëntie binnen een technisch en operationeel gedreven omgeving. Je biedt senior administratieve ondersteuning aan verschillende teams en stakeholders en draagt actief bij aan de optimalisatie van processen en tools. De opdracht start met een tijdelijke ondersteuning (50%) en kan evolueren naar een structurele versterking (50%–80%).
Takenpakket
- Beheren en structureren van administratieve documenten met oog voor nauwkeurigheid en toegankelijkheid
- Coördineren van agenda’s, vergaderingen, seminars en interne events (inclusief reisplanning, vergaderruimtes en videomeetings)
- Organiseren en ondersteunen van workshops, seminars en departementale activiteiten (logistiek, leveranciers, contracten en betalingen)
- Opvolgen van aankoopprocessen via SAP en Ariba (purchase orders, leveranciersopvolging, factuurcontrole)
- Ondersteunen van travel management (boekingen, visa, onkostennota’s en administratieve opvolging)
- Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders
- Coördineren van bezoekers (klanten, leveranciers, onderwijsinstellingen) inclusief logistiek en veiligheidsregistratie
- Ondersteunen van contractbeheer via tools zoals DocuSign en Contractify (incl. deadline-opvolging)
- Onderhouden en optimaliseren van administratieve processen en tools (o.a. SharePoint en documentatiestructuren)
- Opvolgen van kantoor- en projectmateriaal en stockbeheer
- Ondersteunen van HR-administratie (onboarding, interne communicatie)
- Opvolgen van tijdsregistratie en operationele workforce administratie (SAP, UMP)
- Waarborgen van discretie en correcte omgang met vertrouwelijke informatie
Profiel
Profiel
- Minstens 7 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen een industriële of technische omgeving
- Sterke kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Ervaring met SAP en Ariba of gelijkaardige ERP- en procurement tools is een sterke troef
- Sterk organisatorisch vermogen en in staat om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren
- Sterke communicatieve vaardigheden en stakeholder management skills
- Zelfstandig, proactief en verantwoordelijkheidszin
- Discreet en betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke informatie
- Bachelor Office Management of gelijkwaardig door ervaring
- Vlotte kennis van Nederlands en goede kennis van Engels
Aanbod
Aanbod
- Parttime Freelance opdracht
- Locatie: Olen (On-site aanwezigheid, bij voorkeur dagelijks in de voormiddag voor optimale continuïteit)
- Startdatum: zo snel mogelijk
- Einddatum: 31/10/2026 (met kans op verlenging)
Bedrijfsinfo
USG Professionals focust zich op projectsourcing, interim management en werving & selectie, binnen de expertises ICT, HR, Legal, Finance, Facility, Engineering en Science.
Wij kiezen als bedrijf voor een authentieke en inclusieve aanpak waar jij als professional de ruimte krijgt om ownership te nemen alsook je comfortabel en gelukkig te voelen in job.
Wij streven ernaar een future proof organisatie te zijn dankzij innovatieve tools zoals USG EASY, unieke opleidingstrajecten zoals ‘Start 2 Freelance’ en via knowledge sharing op ons podcast kanaal en innovation meetups.