We moeten meer asynchroon samenwerken, met focustijd en rust.

De komst van hybride werken werd op euforie onthaald, maar wat blijkt? Telewerk zorgt ook voor stress, verlies van sociale cohesie en digitale overload. “We moeten evolueren naar duurzame inzetbaarheid”, zegt auteur Isabel De Clercq. Die duurzaamheid is ook het onderwerp van haar nieuwe boek ‘Goed Werk – Een Gids’.

Waarom moeten we doordachter met telewerk aan de slag?

Heel wat bedrijven hebben het telewerk praktisch geregeld, maar weten niet waaróm ze hybride werken. Dat is nochtans de belangrijkste vraag. Het is een keuze die vertrekt vanuit een positieve visie op mens en werk. Je geeft vorm aan waarden zoals vertrouwen, duurzame inzetbaarheid en een volwassen arbeidsrelatie.

Maar er is meer: de vergrijzing van de bevolking zorgt ervoor dat we langer en met meer mensen aan de slag moeten. Dat kan enkel wanneer ons werk duurzaam wordt ingericht. Kortom: duurzaam werk dient een hoger doel. Het garandeert niet alleen ons welzijn, maar ook de welvaart van de volgende generaties.

Die duurzame inzetbaarheid hebben we nog niet bereikt. Waar loopt het fout?

Het is een complex vraagstuk. De rode draad doorheen mijn boek ‘Goed Werk – een Gids’ is dat er verschillende actoren aan zet zijn. Het individu draagt een belangrijke verantwoordelijkheid maar ook leidinggevenden, de organisatie, HR-professionals, het directieteam én de overheid spelen een rol.

Laten we hier inzoomen op één element: de rol die technologie speelt. Interessant in die context is wat CEO Matt Mullenweg beschrijft als 5 fases om te komen tot het ultieme ‘remote work’.

In de eerste fase werk je samen op kantoor. In fase 2 kopieer je thuis digitaal hoe je op kantoor werkt, dus synchroon werken, met veel telefoontjes, meetings en berichten. Veel onderbrekingen, die zorgen voor stress. In deze fase zitten de meeste organisaties nu. In fase 3 wennen we aan thuiswerk en gebruiken op een betere, tragere manier de digitale tools. In fase 4 is er meer plaats voor een gezonde mix van synchroon en asynchroon samenwerken.

Asynchrone communicatie betekent dat de ontvanger niet meteen een reactie verwacht. Je werkt door, bundelt je vragen en reflecties en bezorgt alles samen aan je collega. Die doet dan hetzelfde. Zo werk je trager, maar met meer autonomie, focustijd, doelgerichtheid. Er is meer tijd voor rust en reflectie, gedaan met constante beschikbaarheid. Asynchroon samenwerken is een basisingrediënt van goed en duurzaam kenniswerk. Het ultieme doel is fase 5: een omgeving met minimale onderbrekingen, waarin je gefocust werkt aan taken die toegevoegde waarde creëren voor je klant.

We hebben nog een hele weg af te leggen.

Onze digitale tools worden te vaak gebruikt om elkaar te onderbreken en leiden ons af. Waarom krijgen we dat moeilijk onder controle?

Er zijn veel mechanismes die ervoor zorgen dat we onderbroken willen worden, en verslaafd zijn aan deze tools.

Er is de dopaminekick van de klik op een notificatie. Daarnaast zijn we verslaafd aan ‘busyness’: het druk druk hebben is een statussymbool. Ook vanuit dienstbaarheid wil je vaak snel reageren, zeker op vragen van je baas. In een organisatie met weinig vertrouwen, zit je ook veel aan de computer zodat je snel kan reageren, om te bewijzen dat je aan het werk bent. Er is onderbreking door gezinsgenoten wanneer daar geen goede afspraken rond zijn, en als kers op de taart zoeken we gewoon ook zelf afleiding bij moeilijke taken die ons onzeker maken …

Hoe nemen we meer eigenaarschap over ons werk?

We moeten af van eindeloze flexibiliteit. Het is veel productiever om je werk gedisciplineerd binnen een vast timeframe uit te voeren, dan om de timing constant te veranderen. Ken je het boek ‘The Good Enough Job’? Volgens de auteur heeft werk té veel plaats ingenomen in ons bestaan, onder meer door het wegvallen van religie en gemeenschap als bronnen van betekenis. Je kan beter op diverse vlakken een verschil maken - dus ook buiten je werk competenties ontwikkelen en rollen opnemen die betekenisvol zijn voor je identiteit. Het is belangrijk om bewust met onze tijd om te gaan en voldoende aandacht te besteden aan een betekenisvol leven. Als je werk je enige bron van identiteit is, dan ben je goed gesjareld.

Ook de evolutie van presenteïsme naar impact is nodig. Welke impact creëren we met ons werk? Doen we de juiste dingen en zijn we goed georganiseerd?

Tenslotte moeten we ook van isolatie naar teamwerk. De slinger is doorgeslagen naar het individuele en taken worden te veel opgesplitst, waardoor mensen zich blindstaren op ‘hun stukje’ en vervreemden van het grotere geheel. Gemeenschappelijke doelen, gedeelde waarden en de kans om van elkaar te leren, ze zijn de lijm tussen mensen. Lijm die sterker is dan het kantoorgebouw.

In je vorige boek ‘Het Hybride Werken – Een Manifest’ schrijf je: The magic is in the mix. Wat bedoel je daarmee?

De juiste mix vergroot je balans, dat geldt op diverse vlakken. Als werkplek kan een goede mix van locaties inspireren: thuis, op kantoor, flexibele werkplekken, bij een klant … Ook de juiste mix van digitaal en fysiek samenwerken geeft kracht. En ook voor synchroon en asynchroon werken moeten we op zoek naar het beste evenwicht om slimmer en meer duurzaam samen te werken.

En laten we eerlijk zijn: de juiste mix hebben we nog niet gevonden. We zijn allemaal lerende, en dat is oké. De toekomst van het hybride werken, die schrijven we samen.